很多企業在經營過程中不再是一個企業單打獨斗,慢慢形成多個關聯公司,甚至形成集團化運營。但有一個問題也逐步凸顯出來,就是多個關聯公司的人員共享導致了社保、工資和費用的混亂錯配,舉幾個例子說明一下:

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一、案例A

A公司在北京,其子公司在河北,總公司派駐三名核心高管到河北公司任職,工資在河北公司發放,社保繼續在北京公司繳納;

風險:社保與工資薪金應統一,導致結果可能是河北公司工資薪金扣除出現問題,嚴格來講稅務機關可能認定三名高管不屬于河北公司員工,不允許所得稅前扣除該部分工資薪金。

建議解決思路:如果核心高管必須到河北公司直接任職,應同河北公司直接簽署《勞動用工合同》,并在河北公司直接繳納社保。退一步的辦法是核心高管在北京公司和河北公司同時任職,各領一份工資,北京公司社保正常繳納,向河北公司出具社保繳納證明,按照現行社保政策,河北公司不用繳納社保。

二、案例B

B公司賬面顯示只有三名員工,但費用報銷憑證出現近十人的費用報銷;

風險:費用同員工應當對應和匹配,非公司員工報銷的相關費用有可能不被稅務機關認可,尤其是類似差旅費、福利費和職工教育經費這樣與人員緊密相關的支出,如果人不在該公司,與人員對應的費用也不應當在該公司列支。

建議解決思路:區分兩種情況:第一種情況是與員工身份掛鉤的費用,如差旅費,屬于哪個公司的員工就做到哪個公司賬務;第二種情況是與員工身份無關的費用,如公司咨詢費用,應由公司員工發起報銷,而不是由非員工發起報銷,正常入賬和扣除。

三、案例C

C公司為集團公司,春節發放福利,C公司統一采購,統一發放,并將發票統一計入C公司職工福利費。

風險:集團公司雖然是所有下屬企業的管理總部,很多重要決策可以由集團發出,但在費用核算和稅前扣除上仍然應該堅持獨立核算原則,集團公司將不屬于公司員工的福利費用全部列入公司費用,屬于與公司經營無關的支出,違背了稅前扣除的“相關性”原則,不允許在稅前扣除。

建議解決思路:集團公司依然可以統一決策和統一采購,但要求供應商根據事前分好的各公司份額開具對應發票,資金流可以由集團公司統一代付,也可以各公司各自支付,最終取得對應發票各公司對應入賬,各自扣除。

四、總結

上述三個案例都是社保、工資和費用錯配的典型,其核心原因其實就是關聯公司之間人員的共享,如果人員錯配,社保和費用必然錯配,對于這個普遍存在的問題,我的基本解決思路如下:

1、多個關聯公司或者集團化運營企業應將所有人員在各個公司之間明確分配,并按照明確分配的名單繳納社保,簽署協議,發放工資;

2、人員分配的原則有兩個,一個是人員與業務的匹配原則;另一個是考慮不同公司的收入與費用配比情況,在合理的范圍內盡量向利潤多的公司傾斜;

3、對于各個公司共同發生的支出,盡可能預先設定好分配原則,并在共同支出時考慮好合同、資金流和發票問題,避免多個公司費用一個公司承擔的不合理情況;

4、多個公司之間實在無法調配的成本費用支出,按照真實性、合理性與相關性原則在實際發生公司入賬,但可以利用咨詢費、服務費等形式將成本費用和利潤進行適當轉移。

本文來源:財稅聚焦